Manajemen Farmasi Apotik

Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan dalam membantu mewujudkan tercapainya derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Pelayanan kesehatan adalah setiap upaya yang diselenggarakan secara sendirisendiri atau bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, mencegah dan menyembuhkan penyakit serta memulihkan kesehatan perorangan, keluarga, kelompok dan atau masyarakat.

Selain itu juga sebagai salah satu tempat pengabdian dan praktek profesi apoteker dalam melaksanakan pekerjaan kefarmasiaan. Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Definisi diatas ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek pasal 1 ayat (a).

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan profesi dan telah mengucapkan sumpah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesa sebagai Apoteker. Adapun Asisten Apoteker adalah tenaga kesehatan yang membantu Apoteker. Asisten Apoteker menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 679/MENKES/SK/V/2003 Pasal 1, tentang Registrasi dan Izin Kerja Asisten Apoteker menyebutkan bahwa “Asisten Apoteker adalah Tenaga Kesehatan yang berijasah Sekolah Menengah Farmasi, Akademi Farmasi Jurusan Farmasi Politeknik Kesehatan, Akademi Analisis Farmasi dan Makanan Jurusan Analis Farmasi dan Makanan Politeknik Kesehatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Di Apotek, Asisten Apoteker merupakan salah satu tenaga kefarmasian yang bekerja di bawah pengawasan seorang Apoteker yang memiliki SIA (Surat Izin Apotek). Apoteker Pengelola Apotek (APA) merupakan orang yang bertanggung jawab di Apotek dalam melakukan pekerjaan kefarmasian. Pelayanan kefarmasian yang dilakukan oleh Apoteker dan Asisten Apoteker di apotek haruslah sesuai dengan standar profesi yang dimilikinya. Karena Apoteker dan Asisten Apoteker dituntut oleh masyarakat pengguna obat (pasien) untuk bersikap secara professional.

Kewajiban Asisten Apoteker Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/X?2002 adalah melayani resep dokter sesuai dengan tanggung jawab dan standar profesinya yang dilandasi pada kepentingan masyarakat serta melayani penjualan obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter, serta memberi informasi kepada pasien. Surat Izin Kerja Asisten Apoteker, dalam Pasal 1 KEPMENKES yaitu “bukti tertulis yang diberikan kepada Pemegang Surat Izin Asisten Apoteker (SIAA) untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di sarana kefarmasian”. Dengan begitu, jelas bahwa hanya Asisten Apoteker yang telah memiliki Surat Izin Asisten Apoteker sajalah yang dapat mengajukan permohonan perolehan Surat Izin Kerja Asisten Apoteker. Dan juga, hanya Asisten Apoteker yang memiliki Surat Izin Kerja Asisten Apoteker sajalah yang dapat melakukan pekerjaan kefarmasian seperti pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional, baik itu dibawah pengawasan Apoteker, tenaga kesehatan atau dilakukan secara mandiri sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sebagai contoh, pada toko obat berizin, puskesmas atau Pedagang Besar Farmasi (PBF) dimana seorang Asisten Apoteker dapat melakukan pekerjaan kefarmasian tanpa pengawasan. Oleh sebab itu, seorang Asisten Apoteker harus memiliki Surat Izin Kerja Asisten Apoteker, baru dapat melakukan perkerjaan kefarmasian.

A. Pengertian Apotek

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (Kepmenkes RI) No. 1332/MENKES/SK/X/2002, tentang Perubahan atas Peraturan MenKes RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 mengenai Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, yang dimaksud dengan apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat.

Tugas dan Fungsi apotek

Tugas dan Fungsi Apotek berdasarkan Peraturan Pemerintah No.25 tahun 1980, tugas dan fungsi apotek adalah sebagai berikut:

Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan.
Sarana farmasi yang telah melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat.
Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyalurkan obat yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata.
Sebagai sarana pelayanan informasi obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada masyarakat.

Landasan Hukum Apotek

Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang diatur dalam:

Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.
Undang-Undang No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika.
Undang-Undang No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika.
Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980 tentang Perubahan atas PP No. 26 tahun 1965 mengenai Apotek.
Peraturan Pemerintah No 41 tahun 1990 tentang Masa Bakti dan Izin kerja Apoteker, yang disempurnakan dengan Peraturan Menteri kesehatan No. 184/MENKES/PER/II/1995.
Peraturan Menteri Kesehatan No. 695/MENKES/PER/VI/2007 tentang perubahan kedua atas Peraturan Menteri Kesehatan No. 184 tahun 1995 tentang penyempurnaan pelaksanaan masa bakti dan izin kerja apoteker.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek.
Keputusan Mentri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.

B. Manajemen Apotek

Manajemen Apotek, adalah manajemen farmasi yang diterapkan di apotek. Sekecil apapun suatu apotek, sistem manajemEnnya akan terdiri atas setidaknya beberapa tipe manajemen, yaitu :
1. Manajemen keuangan
2. Manajemen pembelian
3. Manajemen penjualan
4. Manajemen Persediaan barang
5. Manajemen pemasaran
6. Manajemen khusus

Manajemen keuangan tentunya berkaitan dengan pengelolaan keuangan, keluar masuknya uang, penerimaan, pengeluaran, dan perhitungan farmako ekonominya.

Manajemen pembelian meliputi pengelolaan defekta, pengelolaan vendor, pemilihan item barang yang harus dibeli dengan memperhatikan FIFO dan FEFO, kinetika arus barang, serta pola epidemiologi masyarakat sekitar apotek.

Manajemen penjualan meliputi pengelolaan penjualan tunai, kredit, kontraktor.

Manajemen persediaan barang meliputi pengelolaan gudang, persediaan bahan racikan, kinetika aarus barang. Manajemen persediaan barang berhubungan langsung dengan manajemen pembelian.

Manajemen pemasaran , berkaitan dengan pengelolaan dan teknik pemasaran untuk meraih pelanggan sebanyak-banyaknya. Manajemen pemasaran ini tampak padaapotek modern, tetapi jarang diterapkan pada apotek-apotek konvensional.
Manajemen khusus, merupakan manajemen khas yang diterapkan apotek sesuai dengan kekhasannya, contohnya pengelolaan untuk apotek yang dilengkapi dengan laboratorium klinik, apotek dengan swalayan, dan apotek yang bekerjasama dengan balai pengobatan, dan lain-lain.

Prosedur Pendirian Apotek

Menurut KepMenKes RI No.1332/Menkes/SK/X/2002, disebutkan bahwa persyaratan-persyaratan apotek adalah sebagai berikut:

Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerjasama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain.
Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan pelayanan komoditi yang lain di luar sediaan farmasi.
Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi yang lain di luar sediaan farmasi.Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam pendirian apotek adalah:

Lokasi dan Tempat

Jarak antara apotek tidak lagi dipersyaratkan, namun sebaiknya tetap mempertimbangkan segi penyebaran dan pemerataan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk, dan kemampuan daya beli penduduk di sekitar lokasi apotek, kesehatan lingkungan, keamanan dan mudah dijangkau masyarakat dengan kendaraan.

Bangunan dan Kelengkapan

Bangunan apotek harus mempunyai luas dan memenuhi persyaratan yang cukup, serta memenuhi persyaratan teknis sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi apotek serta memelihara mutu perbekalan kesehatan di bidang farmasi.

Bangunan apotek sekurang-kurangnya terdiri dari :

Ruang tunggu, ruang administrasi dan ruang kerja apoteker, ruang penyimpanan obat, ruang peracikan dan penyerahan obat, tempat pencucian obat, kamar mandi dan toilet.
Bangunan apotek juga harus dilengkapi dengan : Sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, penerangan yang baik, Alat pemadam kebakaran yang befungsi baik, Ventilasi dan sistem sanitasi yang baik dan memenuhi syarat higienis, Papan nama yang memuat nama apotek, nama APA, nomor SIA, alamat apotek, nomor telepon apotek.

Perlengkapan Apotek

Apotek harus memiliki perlengkapan, antara lain:

Alat pembuangan, pengolahan dan peracikan seperti timbangan, mortir, gelas ukur dll. Perlengkapan dan alat penyimpanan, dan perbekalan farmasi, seperti lemari obat dan lemari pendingin.
Wadah pengemas dan pembungkus, etiket dan plastik pengemas.
Tempat penyimpanan khusus narkotika, psikotropika dan bahan beracun.
Buku standar Farmakope Indonesia, ISO, MIMS, DPHO, serta kumpulan peraturan per-UU yang berhubungan dengan apotek.
Alat administrasi, seperti blanko pesanan obat, faktur, kwitansi, salinan resep dan lain-lain.

Prosedur perizinan apotek

Untuk mendapatkan izin apotek, APA atau apoteker pengelola apotek yang bekerjasama dengan pemilik sarana harus siap dengan tempat, perlengkapan, termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya. Surat izin apotek (SIA) adalah surat yang diberikan Menteri Kesehatan RI kepada apoteker atau apoteker bekerjasama dengan pemilik sarana untuk membuka apotek di suatu tempat tertentu.

Wewenang pemberian SIA dilimpahkan oleh Menteri Kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota wajib melaporkan pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, pencairan izin, dan pencabutan izin apotek sekali setahun kepada Menteri Kesehatan dan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi.

Sesuai dengan Keputusan MenKes RI No.1332/MenKes/SK/X/2002 Pasal 7 dan 9 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, yaitu:

Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 hari setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan setempat terhadap kesiapan apotek untuk melakukan kegiatan.
Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambat-lambatnya 6 hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan.
Dalam hal pemerikasaan dalam ayat (2) dan (3) tidak dilaksanakan, apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Kantor Dinas Kesehatan setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi.
Dalam jangka 12 hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana ayat (3) atau persyaratan ayat (4), Kepala Dinas Kesehatan setempat mengeluarkan surat izin apotek.
Dalam hasil pemerikasaan tim Dinas Kesehatan setempat atau Kepala Balai POM dimaksud (3) masih belum memenuhi syarat Kepala Dinas Kesehatan setempat dalam waktu 12 hari kerja mengeluarkan surat penundaan.
Terhadap surat penundaan sesuai dengan ayat (6), apoteker diberikan kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam waktu satu bulan sejak tanggal surat penundaan.
Terhadap permohonan izin apotek bila tidak memenuhi persyaratan sesuai pasal (5) dan atau pasal (6), atau lokasi apotek tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Dinas setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasan-alasannya.

Pelayanan Apotek

Pelayanan Resep

Skrining Resep Apoteker melakukan skrining resep meliputi :

- Persyaratan Administratif :

§ Nama, SIP dan alamat dokter

§ Tanggal penulisan resep

§ Tanda tangan/paraf dokter penulis resep

§ Nama, alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien

§ Cara pemakaian yang jelas

§ Informasi lainnya

- Kesesuaian farmasetik : bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian

- Pertimbangan klinis : adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain lain). Jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlumenggunakan persetujuan setelah pemberitahuan.

Penyiapan obat.

- Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar.

- Etiket harus jelas dan dapat dibaca.

- Kemasan obat yang diserahkan hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya.

- Penyerahan Obat. Sebelum obat diserahkan pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien.

- Informasi Obat. Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi: cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi.

- Konseling. Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan obat yang salah. Untuk penderita penyakit tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan.

- Monitoring Penggunaan Obat. Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya.

- Promosi dan Edukasi. Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus memberikan edukasi apabila masyarakat ingin mengobati diri sendiri (swamedikasi) untuk penyakit ringan dengan memilihkan obat yang sesuai dan apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet /brosur, poster, penyuluhan, dan lain lainnya.

Pelayanan Residensial (Home Care). Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record).

EVALUASI MUTU PELAYANAN

Indikator yang digunakan untuk mengevaluasi mutu pelayanan adalah:

Tingkat kepuasan konsumen dilakukan dengan survei berupa angket atau wawancara langsung.
Dimensi waktuLama pelayanan diukur dengan waktu ( yang telah ditetapkan).
Prosedur Tetap ( Protap )Untuk menjamin mutu pelayanan sesuai standar yang telah ditetapkan.

Disamping itu prosedur tetap bermanfaat untuk:

Memastikan bahwa praktik yang baik dapat tercapai setiap saat;
Adanya pembagian tugas dan wewenang;
Memberikan pertimbangan dan panduan untuk tenaga kesehatan lain yang bekerja di apotek;
Dapat digunakan sebagai alat untuk melatih staf baru;
Membantu proses audit.

Prosedur tetap disusun dengan format sebagai berikut:

Tujuan merupakan tujuan protap.
Ruang lingkup berisi pernyataan tentang pelayanan yang dilakukan dengan kompetensi yang diharapkan.
Hasil yang dicapai oleh pelayanan yang diberikan dan dinyatakan dalam bentuk yang dapat diukur.
Persyaratan hal-hal yang diperlukan untuk menunjang pelayanan.
Proses berisi langkah-langkah pokok yang perlu dilkuti untuk penerapan standar. Sifat protap adalah spesifik mengenai kefarmasian.

C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Apotek

Manejer Apotek Pelayanan

Apotek Rama dipimpin oleh seorang Apoteker sebagai manager pelayanan yang telah mengucapkan sumpah apoteker yang telah memiliki Surat Izin Kerja (SIK), juga memiliki kemampuan memimpin dan bertanggung jawab penuh terhadap pekerjaan di apotek. Selain itu juga APA harus menguasai kemampuan manajemen yaitu, perencanaan, koordinasi, kepemimpinan dan pengawasan disamping kemampuan di bidang farmasi baik teknis maupun non teknis.

Tugas dan Tanggung Jawab pimpinan Apotek adalah :

1. Memimpin, menentukan kebijaksanaan dan melaksanakan pengawasan dan pengendalian apotek sesuai UU yg berlaku

2. Menyusun program kerja karyawan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan

3. Memberikan pelayanan dan informasi obat dan perbekalan farmasi kepada pasien, dokter, dan tenaga kesehatan lainnya

4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk perkembangan apotek

5. Menguasai dan melaksanakan peraturan perundang-undangan farmasi yang berlaku

Fungsi Administrasi

1. Membuat laporan realisasi data dan anggaran setiap bulan

2. Membuat laporan penutupan buku

3. Melakukan rekaptulasi buku penjualan tunai dihitung

berdasarkan jumlah resep dan rekaptulasi buku pembelian

Fungsi Pembelian

1. Membuat kebutuhan barang pada buku permintaan barang

2. Membuat Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) sesuai dengan data kebutuhan barang yang tercatat pada buku permintaan barang dan pareto penjualan

3. Membuat retur atau pengembalian barang bila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang

Karyawan/ Karyawati

Karyawan/Karyawati mencakup asisten apoteker dan non asisten apoteker.

1) Tugas dan tanggung jawab asisten apoteker antara lain :

a. Mengatur penyimpanan obat dan penyusunan apotek

b. Memberi harga pada setiap resep dokter yang masuk dan memeriksa kelengkapan resep

c. Melayani dan meracik obat sesuai dengan resep dokter

d. Menghitung dosis obat untuk racikan sesuai permintaan resep

e. Menimbang, menyiapkan, mengemas, dan memberi etiket obat yang akan diserahkan pada pasien

f. Memeriksa kebenaran obat sebelum diserahkan pada pasien

g. Menyerahkan obat sekaligus memberi informasi mengenai cara pemakaian dan informasi lainnya mengenai obat tersebut kepada pasien.

h. Membuat salinan resep bila diperlukan oleh pasien, bila obat hanya ditebus sebagian atau resep diulang serta membuat kuitansi bila diperlukan.

i. Berpartisipasi dalam pelaksaan dan pemeliharaan kebersihan di apotek.

2) Tugas dan tanggung jawab non apoteker antara lain :

a. Membantu tugas asisten apoteker dalam menyiapkan obat , mengerjakan obat racikan yang telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan dan jumlah yang diminta

b. Membuat obat racikan standar dibawah pengawasan asisten apoteker dan apoteker

c. Menyusun obat-obat pada rak penyimpanan obat

d. Membersihkan peralatan yang digunakan dan membersihkan ruangan diapotek.